RX/SeaPort: “Zonder medewerking van Douane was dit niet gelukt”
Het jongste Flowsmagazine focust op douanethema’s. Daarin staat het verhaal van RX/SeaPort. Van een digitaal platform om de VK-trafiek in Zeebrugge ‘brexitproof’ te maken, groeide dit uit naar een instrument voor alle Vlaamse VK-shortsheahavens.
Van bij de eerste tekenen dat de brexit menens kon worden, sloegen in 2018 het toenmalige havenbestuur van Zeebrugge en de vereniging van private havenbedrijven Apzi-Voka de handen in elkaar om de goederenstroom met het VK ‘brexitproof’ te maken. Ze richtten het havenbreed digitaal platform RX/SeaPort op voor het bliksemsnel uitwisselen van data en douanedocumenten. Er kwam versterking van de Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij (POM) West-Vlaanderen en de federale Participatie- en Investeringsmaatschappij (FPIM) en RX/SeaPort werd als een coöperatieve vennootschap opengesteld. Vanuit elk segment van de transport- en logistieke keten traden al 26 grote en kleine spelers toe als aandeelhouder.
“Tijdens de brexit bewees RX/SeaPort zijn nut als een uniforme en gemakkelijke manier om douanedocumenten door te sturen en een totaal overzicht van de procedure te krijgen”, zegt commercieel directeur Wim Fossaert. “Mede hierdoor ontstonden er vanaf 1 januari 2021 nergens de gevreesde files. In de 24 maanden daarna werden meer dan 40 miljoen berichten geproduceerd en verwerkt. En het blijft groeien: de eerste vier maanden van dit jaar passeerden 9,8 miljoen berichten.”
Praktische tools
Het succes van RX/SeaPort steunt deels op een goede samenwerking met Douane, licht IT-projectmanager Jurgen Decloedt toe. “We hadden van bij het begin goede contacten met Douane in Zeebrugge, Gent en Brussel. We geraakten vlot tot bij de juiste mensen, waardoor operationele vragen snel opgelost werden. Dit liet ons toe om op het platform diverse klantgerichte tools te ontwikkelen. Zonder de medewerking van Douane was dit niet gelukt.”
“Via onze diverse functionaliteiten kan een klant binnen een paar seconden zien of zijn documenten zijn vrijgegeven, en indien niet ook waarom”, zegt Fossaert. “De tool ‘Outgate UK’ bijvoorbeeld stuurt een bericht wanneer de lading de Britse terminal verlaten heeft. Een nieuwe tool die nu in testfase zit, is ‘Exit Confirmation’. Die zal een officieel bericht van Douane afleveren dat de goederen de buitengrens van de EU verlaten hebben.”
Decloedt: “Dankzij de positieve ingesteldheid van de douane om zoveel mogelijk bedrijven voor te bereiden en te begeleiden, heeft de brexit weinig problemen veroorzaakt. We hebben van bij het begin ook afspraken gemaakt dat de douane bepaalde zaken op ons platform kan bekijken. Op die manier gebruikt de douane ook RX/SeaPort als aanvulling op hun systemen.”
Andere prioriteiten HMRC
Tegenover de goede voorbereiding aan de Belgische kant, stonden de meermaals uitgestelde processen aan de overkant van het Kanaal. “Daar werd pas op kerstavond beslist welk soort brexit ze met nieuwjaar wilden hebben”, zegt Decloedt. “Daarmee omgaan was voor een jonge organisatie als de onze niet evident. We konden altijd goed praten met de Cabinet Office, maar de douanedienst HMRC had andere prioriteiten. Wij blijven trouwens vragende partij voor meer en betere integratie van data van Britse zijde.”
Verbreden naar logistiek
Nu de administratieve impact van de brexit grotendeels verteerd is, kijkt RX/SeaPort naar nieuwe functionaliteiten. Het digitaal platform ontwikkelt complementaire tools om zijn honderdtal klanten in binnen- en buitenland te ondersteunen.
“De eerste jaren draaiden volledig om douanedocumenten”, legt Decloedt uit. “Nu verleggen we de aandacht naar logistieke aspecten voor alle Vlaamse havens met VK-shortsea. Ook de goederenstroom met niet-EU-lid Noorwegen staat op onze radar. Doorheen de hele logistieke ketting willen we end-to-end zoveel mogelijk visibiliteit op de status van de lading bieden. Dit doen we door zelf signalen te creëren of door met andere systemen te connecteren. Zo zijn we bijvoorbeeld verbonden met de systemen voor aanlopen en afvaarten in Zeebrugge (Zedis), Gent (Enigma) en Oostende (Ensor).”
Straks nieuw luik Douane
Toch komt er binnenkort een grote douanevernieuwing waar RX/SeaPort alert voor is.
Decloedt: “Bij Douane zijn heel wat wijzigingen op til met nieuwe systemen vanaf 2024. Het is leuk dat bestaande klanten ons vragen om hen daarbij weer bij te staan. Het ligt voor de hand dat RX/SeaPort ook via het portaal toegang tot deze nieuwe systemen zal bieden. Daarnaast zullen we testen organiseren en bedrijven door de nieuwe processen begeleiden. RX/SeaPort is in de eerste plaats een digitaal platform en geen douanekantoor, maar intussen deden we al veel ervaring in dat domein op.”
Fossaert: “Het voordeel van de gekoppelde single input is enorm. Met een druk op de knop krijgt de klant alle info over de verscheping, terminal en clearing. Stel je voor dat je voor die miljoenen ladingen weer met een papiertje bij het douanekantoor moet aanschuiven.”
