Bedrijven klaar voor toekomst met geïntegreerde compliance programma’s
Nieuwe wetgeving, nieuwe processen, nieuwe regeltjes en mechanismen: Belgische bedrijven met internationale handel moeten continu oplossingen uitwerken in een steeds complexere wereld. Een uitdaging voor elke onderneming, controlerende instanties en overheid om het bos door de bomen te blijven zien. Een geïntegreerde aanpak tussen alle diensten en processen dient zich aan.
Veelheid aan uitdagingen
Wie vandaag producten invoert in België komt in aanraking met een veelheid aan wetgevende initiatieven en regels. De EU Verordening Markttoezicht en Conformiteit van producten, de EU Green Deal, het Fit for 55 pakket en de steeds groeiende sancties tegen Rusland zijn alleen al een kleine greep van de louter Europese initiatieven, los van nationale en lokale regels. De Belgische douane neemt voor invoer alleen al in meer dan 70 verschillende wetgevende initiatieven een controlerende en sturende rol op en kan op basis van elk van deze regels goederen tegenhouden aan de grens. De voorbije maand kwamen hier onder andere ook het Carbon Border Adjustment Mechanism (‘CBAM’) en de nieuwe regels rond ontbossingsvrije toeleveringsketens (‘EU deforestation act’) bij.
Naast de snel veranderende wetgeving komen ook op andere vlakken grote evoluties op de bedrijven af. De krapte op de arbeidsmarkt, het opkomende tekort aan douane specialisten en logistieke skills zijn op niveau van HR en een continue bedrijfsvoering een grote uitdaging. De nieuwe methoden van belasting- en douanecontroles door middel van data-analyse van verschillende aangiften (douane, btw, directe belastingen, ..) en onderlinge informatiedeling nopen dan weer de nodige alignering van interne processen. Tenslotte blijft men ook maar beter bij de les als het gaat om de complexe verwevenheid van de verschillende compliance en belastingregels. Met slechts één douane-document geeft een bedrijf informatie aan verschillende (belasting)administraties. Verschillende administraties en dus ook verschillende interpretaties – als de douanedocumenten niet in lijn zijn met de btw-aangiften of de verrekenprijsrapportering van de groep, dan zullen er vragen gesteld worden.
Compliance programma’s
Wie het bos door de bomen wil blijven zien en correct aan de slag wil gaan, moet de juiste prioriteiten stellen. Bedrijven moeten op zoek gaan naar efficiënte en doeltreffende methodes om elke uitdaging het hoofd te bieden. En dat liefst op een geïntegreerde manier.
In vele bedrijven met een organische groei van compliance programma’s focust men zich nog veelal op hun eigen domein. De douane manager hanteert het AEO framework om in- en uitvoer transacties te managen en te monitoren terwijl de export control manager het interne compliance programma gebruikt voor zijn/haar export controle – de product manager volgt het product compliance programma en ga zo maar door.
Elk van deze compliance programma’s heeft als doelstelling het optimale beheer van kritieke bedrijfsprocessen. Ze zijn gefocust op de specifieke onderliggende wetgeving: waar de ene zich concentreert op het douanewetboek van de Unie, focust de andere zich op de exportcontroleverordening en zo is elk programma wel ergens mee gealigneerd. Nochtans is er een hoge verwevenheid tussen al deze wetgeving en bestaat er een grote overlap in de checks die de verschillende compliance programma’s doen. Ook in de classificatie processen kan je overlap identificeren tussen douane, product en exportcontrole. Onderliggende data-elementen zoals de in-en uitvoer (PLDA) data, de btw-aangifte, post-factum reviews: overal worden gelijkaardige of identieke gegevens verzameld en gemonitord. Het is weinig zinvol om elk van deze compliance programma’s individueel te benaderen, aangezien een intense uitwisseling niet alleen efficiënt maar ook succesvoller blijkt. De conclusie van de douane manager na een AEO review kunnen door de financiële auditor gebruikt worden, de sanctions screenings en export control processen kunnen de douane manager helpen met de communicatie met douaneagenten en overheden.
Silo’s doorbreken
Het hogere doel en de draagwijdte van een compliance programma is echter universeel: inventariseren van de compliance vereisten, bedrijfsprocessen en standaard werkmethoden, opsporen van fouten en risico’s in het licht van die compliance vereisten, rechtzetten van de fouten en bedrijfsprocessen en de standaard werkmethoden aanpassen, alsook training van medewerkers en kennis overbrengen naar de volgende generatie.
Die gemeenschappelijke overeenkomsten en overlaps laten toe om efficiëntiewinsten en schaalvergrotingen voor de onderneming te onderzoeken zoals aspecten van dataverzameling, automatische data-analyse bij het nazien van in-en uitvoer transacties, het inzetten van gespecialiseerde medewerkers in meerdere bedrijfsprocessen, of een universele toepassing van trainingssoftware en research tools. We zien dat bedrijven die efficiëntiewinsten en schaalvergroting vertalen naar een geïntegreerd compliance programma en zo sneller en doeltreffender kunnen inspelen op de uitdagingen van vandaag en morgen. Wanneer een bedrijf de verschillende compliance programma’s en specialisten binnen de onderneming samenbrengt, kan het ook sneller reageren op snel veranderende wetgeving en het nakende gebrek aan douane- en logistieke specialisten. Dat vergt het doorbreken van silo’s en een holistische, integrale bedrijfsvisie op de interne compliance programma’s. Eén ding is zeker: om doeltreffend en snel te kunnen reageren op de uitdagingen van vandaag, moeten bedrijven muren doorbreken en samenwerken met de neus in de richting van de toekomst.
