Jullie hadden geen voorgeschiedenis in het douanewereldje. Hoe zijn jullie er toch in verzeild geraakt?

Wim Van Emelen (WVE): “Customaite is als start-up ontstaan uit het bedrijf Adapt and Enable (AE). AE is een consultancybedrijf uit het Leuvense met zo’n vierhonderd consultants. Tijdens de coronalockdowns werden heel wat consultants on hold gezet of bedankt voor bewezen diensten. Samen met Bram Vanschoenwinkel heb ik toen de markt onderzocht. We ontdekten dat er bij douane-aangiftes veel efficiëntiestappen mogelijk zijn. Als goederen de grens van een economische zone overschrijden, zijn er een berg douaneformaliteiten nodig. Heel wat grote bedrijven gebruiken nog altijd veel papieren documenten: facturen, paklijsten, bill of ladings, certificaten … Deze documenten worden vaak achtereenvolgens ingescand, bewaard als pdf en op het einde van de rit doorgemaild naar een douanedeclarant die op zijn beurt alle formaliteiten in orde maakt. Wij hebben software ontworpen, ‘Customaite’, die via artificiële intelligentie de hele bulk aan documenten sorteert en automatisch verwerkt tot een ingevulde aangifte. Onze klanten krijgen zo eenvoudig en duidelijk alle info op twee schermen zichtbaar. We zijn hierin niche en uniek.”

De havenwereld staat bekend als conservatief. Is het makkelijk om mensen te overtuigen om aan de slag te gaan met jullie applicatie?

WVE: “Dat is inderdaad een van de grote uitdagingen. Wij beloven significante tijdsbesparingen tot 50% en meer. Hoe groter het dossier, hoe meer tijd je wint. Veel bedrijven varen blind. Wij maken de tijdswinst duidelijk zichtbaar en toch merken we dat de mensen op de vloer moeilijk te overtuigen zijn. Ondanks alle voordelen van ons systeem kiezen ze ervoor om documenten af te printen en manueel in te kleuren of over te typen. Erg omslachtig.”

Misschien zijn mensen bang dat AI hun job op termijn zal overnemen?

WVE: “Dat dachten wij ook, maar als we de managers hierover bevragen dan blijkt dat zij vooral de mensen efficiënter willen inzetten. De vraag in de markt is te groot en er moet meer volume gedraaid worden. Customaite zorgt voor minder monotoon werk, minder fouten en minder pieken in werkdruk. We tekenen binnenkort een contract met een grote Europese logistieke speler die absoluut met ons in zee wil. Bij de effectieve implementatie van onze applicatie focussen we daarom erg op change management of de impact die deze verandering met zich meebrengt op de werkvloer. Veel bedrijven werken nog met verouderde software, maar kunnen daar ontzettend snel mee werken. Wij komen met een zeer strakke ‘user interface’: klikken, niet typen en ver weg van alles wat met papier te maken heeft. Dat heeft blijkbaar een grote impact.”

Waarschijnlijk heeft het meer te maken met de angst om oude gewoonten los te laten dan de angst voor het verliezen van de job?

WVE: “We zijn nu toch al even live en er is bij mijn weten nog nooit iemand ontslagen. Integendeel, bedrijven zoeken net meer personeel. Kijk maar eens naar de openstaande vacatures voor douanedeclarant. Het is echt een bedreigd ras, want die job vergt veel kennis van douanewetgeving. Hierdoor zien we ook dat grote bedrijven deze profielen aantrekken met mooie voorwaarden.”

Als ik het goed begrijp is de douanewereld helemaal nieuw voor jullie?

WVE: “Ik was voor corona ‘business architect’ en werkte voor Colruyt en bedrijven in de sociale sector. De douanewereld kende ik inderdaad niet. Ons bedrijf telt twintig medewerkers met veel ervaring in de consultancywereld. We zijn gewoon om van context te switchen en snel hoofdzaak van bijzaak te onderscheiden. Door onze ervaring nemen wij snel informatie op.”

Is er al sprake van een Europese standaard of hebben jullie nog te maken met veel verschillen per land?

WVE: “Er is veel aan het bewegen in de douanewereld. Ze probeert tot een Europese standaard te komen en toch zien we dat elk land daar weer zijn variant op maakt. Hierdoor heb je 27 standaarden die stilaan evolueren naar 27 verschillende accenten binnen één standaard. Voor ons maakt dat niet veel uit. Voor wat er uit onze software moet komen, is er weinig verschil tussen de verschillende Europese landen.”

Waar bewaren jullie alle gegevens?

WVE: “Customaite draait volledig op Microsoft Azure. Wij zijn daarnaast 100% ‘cloud native’, wat wil zeggen dat alle data in West-Europa bewaard worden en volledig GDPR-compliant zijn. Onze klanten hoeven ook niets te installeren. Ons volledige platform is toegankelijk via een website. Je kunt zelfs automatisch documenten opladen door ze eenvoudig naar een specifiek mailadres door te mailen.”

Zit daar interessante informatie bij voor cybercriminelen?

WVE: “Wij verwerken natuurlijk geen persoonsgegevens. Bij ons draait alles rond goederen en de waarde ervan. Je kunt uit onze data afleiden welke trafieken en stromen belangrijk zijn en welke prijzen gehanteerd worden, maar wij geloven dat cybercriminelen eerder volledige bedrijven zullen platleggen dan belangstelling te tonen voor douaneformaliteiten.”

Jullie hadden geen voorgeschiedenis in het douanewereldje. Hoe zijn jullie er toch in verzeild geraakt?

Wim Van Emelen (WVE): “Customaite is als start-up ontstaan uit het bedrijf Adapt and Enable (AE). AE is een consultancybedrijf uit het Leuvense met zo’n vierhonderd consultants. Tijdens de coronalockdowns werden heel wat consultants on hold gezet of bedankt voor bewezen diensten. Samen met Bram Vanschoenwinkel heb ik toen de markt onderzocht. We ontdekten dat er bij douane-aangiftes veel efficiëntiestappen mogelijk zijn. Als goederen de grens van een economische zone overschrijden, zijn er een berg douaneformaliteiten nodig. Heel wat grote bedrijven gebruiken nog altijd veel papieren documenten: facturen, paklijsten, bill of ladings, certificaten … Deze documenten worden vaak achtereenvolgens ingescand, bewaard als pdf en op het einde van de rit doorgemaild naar een douanedeclarant die op zijn beurt alle formaliteiten in orde maakt. Wij hebben software ontworpen, ‘Customaite’, die via artificiële intelligentie de hele bulk aan documenten sorteert en automatisch verwerkt tot een ingevulde aangifte. Onze klanten krijgen zo eenvoudig en duidelijk alle info op twee schermen zichtbaar. We zijn hierin niche en uniek.”

De havenwereld staat bekend als conservatief. Is het makkelijk om mensen te overtuigen om aan de slag te gaan met jullie applicatie?

WVE: “Dat is inderdaad een van de grote uitdagingen. Wij beloven significante tijdsbesparingen tot 50% en meer. Hoe groter het dossier, hoe meer tijd je wint. Veel bedrijven varen blind. Wij maken de tijdswinst duidelijk zichtbaar en toch merken we dat de mensen op de vloer moeilijk te overtuigen zijn. Ondanks alle voordelen van ons systeem kiezen ze ervoor om documenten af te printen en manueel in te kleuren of over te typen. Erg omslachtig.”

Misschien zijn mensen bang dat AI hun job op termijn zal overnemen?

WVE: “Dat dachten wij ook, maar als we de managers hierover bevragen dan blijkt dat zij vooral de mensen efficiënter willen inzetten. De vraag in de markt is te groot en er moet meer volume gedraaid worden. Customaite zorgt voor minder monotoon werk, minder fouten en minder pieken in werkdruk. We tekenen binnenkort een contract met een grote Europese logistieke speler die absoluut met ons in zee wil. Bij de effectieve implementatie van onze applicatie focussen we daarom erg op change management of de impact die deze verandering met zich meebrengt op de werkvloer. Veel bedrijven werken nog met verouderde software, maar kunnen daar ontzettend snel mee werken. Wij komen met een zeer strakke ‘user interface’: klikken, niet typen en ver weg van alles wat met papier te maken heeft. Dat heeft blijkbaar een grote impact.”

Waarschijnlijk heeft het meer te maken met de angst om oude gewoonten los te laten dan de angst voor het verliezen van de job?

WVE: “We zijn nu toch al even live en er is bij mijn weten nog nooit iemand ontslagen. Integendeel, bedrijven zoeken net meer personeel. Kijk maar eens naar de openstaande vacatures voor douanedeclarant. Het is echt een bedreigd ras, want die job vergt veel kennis van douanewetgeving. Hierdoor zien we ook dat grote bedrijven deze profielen aantrekken met mooie voorwaarden.”

Als ik het goed begrijp is de douanewereld helemaal nieuw voor jullie?

WVE: “Ik was voor corona ‘business architect’ en werkte voor Colruyt en bedrijven in de sociale sector. De douanewereld kende ik inderdaad niet. Ons bedrijf telt twintig medewerkers met veel ervaring in de consultancywereld. We zijn gewoon om van context te switchen en snel hoofdzaak van bijzaak te onderscheiden. Door onze ervaring nemen wij snel informatie op.”

Is er al sprake van een Europese standaard of hebben jullie nog te maken met veel verschillen per land?

WVE: “Er is veel aan het bewegen in de douanewereld. Ze probeert tot een Europese standaard te komen en toch zien we dat elk land daar weer zijn variant op maakt. Hierdoor heb je 27 standaarden die stilaan evolueren naar 27 verschillende accenten binnen één standaard. Voor ons maakt dat niet veel uit. Voor wat er uit onze software moet komen, is er weinig verschil tussen de verschillende Europese landen.”

Waar bewaren jullie alle gegevens?

WVE: “Customaite draait volledig op Microsoft Azure. Wij zijn daarnaast 100% ‘cloud native’, wat wil zeggen dat alle data in West-Europa bewaard worden en volledig GDPR-compliant zijn. Onze klanten hoeven ook niets te installeren. Ons volledige platform is toegankelijk via een website. Je kunt zelfs automatisch documenten opladen door ze eenvoudig naar een specifiek mailadres door te mailen.”

Zit daar interessante informatie bij voor cybercriminelen?

WVE: “Wij verwerken natuurlijk geen persoonsgegevens. Bij ons draait alles rond goederen en de waarde ervan. Je kunt uit onze data afleiden welke trafieken en stromen belangrijk zijn en welke prijzen gehanteerd worden, maar wij geloven dat cybercriminelen eerder volledige bedrijven zullen platleggen dan belangstelling te tonen voor douaneformaliteiten.”