Tenderify reduceert doorlooptijd tender van 3 dagen naar 30 minuten

Nieuws, Transport
Jonas Van Boxel
Het platform Tenderify vermindert de doorlooptijd van tenders aanzienlijk
Het platform Tenderify vermindert de doorlooptijd van tenders aanzienlijk © Transmate

Met een nieuw quotatieplatform wil Transmate het transporteurs een pak gemakkelijker maken om grote tenders in te vullen of prijsaanvragen van klanten te beantwoorden. De slimme algoritmes van Tenderify nemen heel wat reken- en invulwerk over.

Het Belgische cloudplatform Transmate richt zich in de eerste plaats vooral op oplossingen voor schippers, maar klopt met Tenderify nu ook aan bij de wegtransporteurs. Die spenderen vandaag heel wat tijd aan het opvolgen en berekenen van spotaanvragen en het uitrekenen van tenders in het formaat dat de klant vraagt. Zeker de grote jaarlijkse tenders van belangrijke klanten nemen meerdere dagen rekenwerk en conversies in beslag.

“Slimme algoritmes en artificiële intelligentie kunnen veel van dat werk overnemen”, zegt Philip Poppe, oprichter en eigenaar van Transmate. “Er zijn de laatste jaren heel wat tools ontwikkeld om schippers te helpen bij tenders, maar weinig voor carriers en forwarders. Dat doen wij met Tenderify.”

Unified bidding sheet

Het platform werkt door de interne prijslijsten van de transporteurs in te lezen en beveiligd op te slaan. Het bedrijf kiest zelf de structuur en opmaak van die prijslijst: wat de conversies zijn, hoe een staffel eruit ziet, hoe de prijs wordt berekend, … De lijst wordt als een soort Excel-document opgeladen en dient als basis om spot-aanvragen en jaarlijkse tenders uit te rekenen.

“Een groot deel van de tijd bij een tender gaat naar het omzetten van de vele verschillende templates die klanten hanteren”, zegt Poppe. “Tenderify kan, ongeacht de template van de klant, het invullen automatiseren. Dat doen we met een ‘unified bidding sheet’: een intern werkblad met altijd dezelfde structuur. De bidmanager van het transportbedrijf kan dus altijd hetzelfde formaat invullen, de algoritmes van Tenderify vertalen de data dan naar het format van de klant.”

Tijdswinst

Die manier van werken bespaart de transporteurs een pak werk. “Een groot transportbedrijf vertelde ons dat ze zeker drie dagen uittrokken voor een grote tender. Met Tenderify is het volledig doorlopen van een tender in dertig minuten geen fictie meer.”

Ook de dagelijkse spotaanvragen nemen heel wat mankracht in beslag. “Daarvoor doen we hetzelfde”, zegt Poppe. “Tenderify stelt een webformulier ter beschikking die op de website van de transporteur gezet kan worden. Een aanvraag op de website komt via dat formulier niet in de mailbox van de verkoopdienst terecht, maar levert een automatische offerte op.”

Flexibiliteit

De automatisering van Tenderify verhindert volgens Poppe niet dat transporteurs om flexibele prijzen te hanteren, om klanten de beste deal te bieden. “De velden kunnen altijd overschreven worden. We werken ook met parameters waar de bidmanager mee kan spelen om bijvoorbeeld kortingen te geven aan trouwe klanten. Het commerciële spel nemen we niet weg.”

Transmate is rond de start van de coronacrisis begonnen met de ontwikkeling van Tenderify. “Nu komen we echt op snelheid. We hebben het systeem opgestart bij een aantal transporteurs en daar zijn ze zeer enthousiast over de tijdswinst. Nu willen we volledig naar de markt gaan en hopen we zo’n twee grote bedrijven per maand aan te sluiten. Voor klanten kijken we overigens niet alleen onder de eigen kerktoren.”

Jonas van Boxel