Deufol (ex-Novaedes): “Behalen AEO-erkenning verbeterde onze werking"

“Het behalen van de vergunning is een soort verklaring van vertrouwen tussen een bedrijf en de douane. Je krijgt het niet voor niets”, getuigt Thais Mertens van Deufol, een wereldwijd actieve serviceverlener op vlak van verpakkingen.

Douanecontroles, vaak zijn ze onverwacht en administratief belastend. Maar niet voor wie een erkenning heeft als 'authorised economic operator' (AEO). Met een AEO-vergunning kun je rekenen op minder onverwachte inspecties door de douane.

Zware audit

“Om AEO-erkend te zijn, moet je eerst een bijzonder grondige audit doorstaan. De douane screent je hele werking, gaande van bedrijfsprocessen tot solvabiliteit, enzovoort”, vertelt Mertens. “Je brengt als het ware het hele bedrijf in kaart, dus werkelijk iedereen was nodig om input te geven. Wij besloten initieel om met werkgroepen aan de slag te gaan, maar dit bleek te tijdrovend, dus werd ik als projectmedewerker business development en marketing het aanspreekpunt. In totaal ben ik er zes maanden fulltime mee bezig geweest. Alle afdelingen moest ik langsgaan om informatie te verzamelen, procedures op te stellen, enzovoort.”

Leerzame ervaring

“In totaal moesten we drie aanvragen doen voor onze verschillende vestigingen. Deze hebben verschillende focuspunten door het verschil in klantenportefeuille, dus maakten we van de gelegenheid gebruik om de werking van het bedrijf en processen met elkaar af te stemmen. Het heeft ruim een jaar geduurd, een heel leerzame ervaring. En volgens mij zit nu net dààr de grote winst van het AEO-verhaal. Je bedrijf in kaart krijgen en de pijnpunten eruit filteren, dat kan alleen maar je werking en de uiteindelijk klant ten goede komen. Het was trouwens ook een grote internationale potentiële klant die als voorwaarde had gesteld dat een AEO-erkenning nodig was om met hem zaken op te starten.”

Minder controles

Volgens de douane is tijdswinst een bijkomend voordeel voor een AEO-gecertificeerd bedrijf. Na het verkrijgen van het AEO-erkenning, kunnen bedrijven in transport en logistiek rekenen op een vlottere doorloop in het douaneproces. Toch levert dat volgens Mertens niet direct dé grote administratieve winst op. “Ook al krijgen we nu minder onverwachte inspecties van de douane, toch vraagt het nog steeds een extra administratieve inspanning. We verhogen intern de algemene controles om deze standaard te behalen. Nu controleert het administratieve personeel dus ook extra om die kwaliteit te behouden. En het moet, want we willen blijven bewijzen dat we het waard zijn."

Wil u meer lezen over de AEO-erkenning en de ervaring van anderen? Volg dan deze hele week het AEO-dossier in de Flows nieuwsbrief. Morgen: ‘getuigenis na 1 jaar AEO’.

Ellen De Proost