Bieper DDV Systems ontstrest vrachtwagenchauffeurs in brexittijden

(Publireportage) De brexit betekent meer administratie tussen bedrijven, vrachtwagenchauffeurs en douanediensten. Om de communicatie met wachtende vrachtwagenchauffeurs te verbeteren, installeerde Inter-Minerals het oproepsysteem van DDV Systems.

Bij Inter-Minerals uit Bornem, een familiebedrijf in siergranulaten, kunnen vrachtwagenchauffeurs met bestemming Verenigd Koninkrijk meteen ook hun exportdouaneformaliteiten regelen. Handig, want zo moeten ze niet naar een douanepost rijden. “We zijn een vergunde laad- en losplaats van de douane”, zegt Kris Frans van Inter-Minerals. “De chauffeurs kunnen op onze laad- of losplaats ‘in- of uitgeklaard’ worden. We sturen de nodige documenten en gegevens door naar onze douanedeclarant, die in contact staat met de douane. De douane bepaalt wanneer de chauffeur weer kan vertrekken. We moeten dus wachten op de vrijgave van de goederen door de douane. Als we de nodige documenten van de douane via onze declarant hebben gekregen, kan de chauffeur meteen vertrekken.”

Wachten op parking

Het gebeurt dat vrachtwagenchauffeurs op de parking weleens lang moeten wachten vooraleer hun douaneformaliteiten in orde zijn gebracht. “Uitzonderlijk heeft het eens meer dan 24 uur geduurd”, zegt Kris Frans. “Dan wandelen ze vaak naar ons kantoor om te vragen wanneer ze kunnen vertrekken, wat voor frustraties en stress zorgt, zowel bij ons als de chauffeurs. Ze vragen of we hen niet vergeten zijn, wat natuurlijk niet het geval was.”

Bieper van DDV Systems

Om de communicatie met de chauffeurs te verbeteren haalde Inter-Minerals een logistiek oproepsysteem van DDV Systems in huis. “Bij aankomst krijgt de chauffeur een bieper, die hij in zijn cabine moet meenemen”, zegt Kris Frans. “We kunnen hiermee de chauffeur met één druk op de knop verwittigen als we nieuws van de douane hebben of nog bijkomende info nodig hebben. De bieper geeft een duidelijk signaal dat elke chauffeur begrijpt: het ronde schijfje trilt, maakt geluid en geeft licht. Veel chauffeurs spreken alleen hun moedertaal.” De communicatie via het oproepsysteem zorgt vooral voor gemoedsrust, zowel voor het personeel als de chauffeurs. “Dankzij dat apparaat weten de chauffeurs dat ze verwittigd zullen worden. Niemand is nog opgejaagd. We moeten de chauffeurs niet meer gaan zoeken op de parking. Er is geen heen-en-weergeloop meer, wat ook handig is bij slecht weer. En het levert ons tijdwinst op.”

Ook tekstberichten en beelden

Naast de biepers heeft DDV Systems ook oproepsystemen in zijn aanbod waarmee tekstberichten en beelden kunnen verstuurd worden. Met de ‘pagers’ kan je gerichte boodschappen naar de vrachtwagenchauffeur sturen, zoals bijvoorbeeld: 'Ga naar loskade 3', 'Ga naar de wachtparking' of 'Kom terug naar kantoor'. Volgens Johan De Vidts van DDV Systems voeren de vrachtwagenchauffeurs die bevelen ook snel uit. “Ze doen dat onmiddellijk want ze willen zo snel mogelijk terug de baan op.”

Plug en play

Het logistieke oproepsysteem bestaat uit een transmitter en meerdere ontvangers. “Je kan vanuit kantoor makkelijk commando’s geven, via een klavier dat gekoppeld is aan de transmitter of vanop PC’s indien de transmitter gekoppeld is aan de server”, zegt Johan De Vidts. “In dat laatste geval kan het zelfs gekoppeld worden aan een scanner. Als de magazijnier de bon scant, krijgt de vrachtwagenchauffeur meteen een signaal dat de bestelling mag opgehaald worden. De magazijnier moet zelfs niets meer intikken. Dat levert een grote tijdwinst op.” De toestellen kunnen door de klant 'plug en play' geïnstalleerd worden door de klant zelf. De batterijen gaan lang mee en moeten maar om de paar jaar vervangen worden. DDV Systems staat in voor het onderhoud.

Via radiosignaal 

De transmitter werkt niet via een internetverbinding, maar via een klassiek radiosignaal. “Dat kan niet gestoord worden of plat komen te liggen zoals wifi. Het gaat zeker een halve kilometer ver. Je bent zeker dat het werkt.” Het radiosignaal is goedgekeurd door het Belgisch Instituut voor Postdiensten en Telecommunicatie (BIPT). “Dat is ook een reden waarom we dat logistieke oproepsysteem hebben genomen omdat het gekeurd en goedgekeurd is”, geeft Kris Frans aan. “We willen een bedrijfszeker systeem dat ook vergunnings-technisch in orde is. We willen niets hebben dat uit China komt en waarvan we niet weten of het werkt.”

Sneller baan op

Johan De Vidts benadrukt dat het logistieke oproepsysteem ook in orde is met de privacyregels. “Dankzij ons systeem moet je geen sms’en naar de chauffeur sturen. Want dan moet je het gsm-nummer van de chauffeur vragen, wat niet zomaar mag. Dat botst met de privacyregels. Veel chauffeurs willen ook zomaar hun gsm-nummer niet geven. Conclusie: een logistiek oproepsysteem haalt stress weg en zorgt dat de chauffeur sneller terug de baan op kan. Samenvatten in één woord? Efficiëntieverhoging.”
 

Voor meer info:
www.ddv-systems.be

Contacteer vrijblijvend:
Johan De Vidts (commercieel verantwoordelijke)
0472 28 68 71  
johan@ddv-systems.be