(Advertorial) Descartes screent uw handelspartners

Steeds meer bedrijven uit allerlei sectoren laten hun handelspartners screenen om na te gaan of ze op een zwarte lijst staan. Descartes, specialist in logistieke software, ontwikkelde software om snel en nauwkeurig te kunnen screenen. 

Descartes ziet een opvallende evolutie. In het begin van deze eeuw screenden vooral bedrijven uit de financiële, militaire en ruimtevaartsector hun bestaande en toekomstige handelspartners. De dag van vandaag doen bedrijven uit alle sectoren dat. “Dat gebeurt onder andere in de healthcare, farma, automotive, e-commerce, transport- en logistieke sector”, zegt Nick Neesen van Descartes. “Ook de carriers, transporteurs en rederijen hechten veel belang aan een screenings- of compliance proces omdat ze met veel partijen in contact komen. Op de ‘bill of lading’ staan er namelijk meerdere partijen vermeld en ze willen er zeker van zijn dat het betrouwbare partijen zijn. Naast bedrijven zijn er ook heel veel universiteiten die hun bezoekers – gaande van gastprofessoren en nieuwe studenten, tot bedrijven waarmee ze in contact komen – screenen. Dat screenen belangrijk is, bewijst dit voorbeeld: een bedrijf exporteerde metalen buizen naar het Midden-Oosten. Maar ze dienden voor een heel ander doel: er werden illegale wapens mee gemaakt.”  Dat had vermeden kunnen worden met een compliance proces.

Verplichting 

Overheden en internationale organisaties houden lijsten bij van personen en/of bedrijven waarmee je geen handel kan of mag voeren. “Van zodra je als bedrijf exporteert, ben je genoodzaakt om een restricted screening proces toe te passen binnen het bedrijf. Uiteraard is er een verschil wanneer er voeding wordt geëxporteerd of dual-use goederen,” zegt Neesen. “Als je dat niet doet, dan kunnen er sancties worden opgelegd. Overheden verplichten dat je bedrijven screent. Ook vanuit de Europese Unie worden sinds een jaar meer richtlijnen uitgewerkt via het Internal Compliance Programme (ICP). Goed screenen is dus de boodschap. Dat hele proces wordt ook wel restricted party screening of denied party screening genoemd. Zo kan je nagaan of je leveranciers, contractors en onderaannemingen niet op een lijst aanwezig zijn.” 

Software 

Toch is zelf screenen niet eenvoudig en vooral tijdrovend. “De lijsten worden alleen maar groter en er komen er ook veel bij”, zegt Nick Neesen van Descartes. “Momenteel zijn er wereldwijd al meer dan 150 lijsten in omloop. De kans dat je een lijst over het hoofd ziet is groot. Je laat het screeningsproces dus maar beter over aan experten.” Descartes ontwikkelde software waarmee je in één beweging screent ten opzichte van al deze lijsten. “Het is belangrijk dat je niet te veel maar ook niet te weinig screent”, zegt Neesen. “Onze software heeft verschillende algoritmes waardoor de kans verkleint dat je verkeerd screent. Het hele softwareproces is cloudgebaseerd waardoor updates en wijziging in lijsten in real time worden aangepast voor al onze klanten. De tijd dat we technologie bij de klant installeerden, is voorbij.”

Re-screenen 

Via de software van Descartes kan je ook bestaande klanten dagelijks automatisch re-screenen. “Zodra een klant of relatie toch op een lijst komt, krijg je daar meteen een melding van”, gaat Neesen verder. “Afhankelijk van de grootte van de klant, zetten we een proces op. Als je maar een paar nieuwe klanten per week hebt, kan je de tool op onze website ad hoc en manueel gebruiken. Je logt in op ons platform waar je je klant vervolgens snel kan screenen. Bij bedrijven die duizenden screenings moeten doen per uur, zoals in de e-commerce, bieden we de mogelijkheid om dit automatisch te integreren met het ERP of backendsysteem. Zo ben je compliant en worden de risico’s tot nul herleid. Bedrijven die gebruikmaken van onze tools, zijn sindsdien niet meer in een slecht daglicht terecht gekomen.” 

Aantonen 

Het is ook heel belangrijk dat je kan aantonen dat je een compliance proces hebt, als bevoegde overheden of instellingen daarom vragen, bijvoorbeeld na een incident. “Het is belangrijk dat je kan aantonen dat je gescreend hebt bij een audit”, weet Neesen. “Onze software kan aantonen dat een bepaalde partij effectief gescreend is. Via onze tools kunnen de nodige rapporten snel gemaakt worden. Als er geen controleproces is, dan zijn overheden en instanties vaak geneigd om boetes op te trekken als blijkt dat je zaken deed met een klant op een lijst.” De oplossing van Descartes kan moeiteloos geïntegreerd worden met een ERP/backendsysteem van de klant.  

 

 

Descartes 

info@descartes.com

www.descartes.com