Steven De Graeve (Kuehne + Nagel): “Onze ‘Facebook’ verbindt bedrijf”

Via het communicatieplatform myKN staan alle 82.000 medewerkers van logistiekspecialist Kuehne + Nagel  in verbinding met elkaar. Steven De Graeve maakt zijn Belgische en Luxemburgse collega’s wegwijs in de werking van het platform.

Stel u even een applicatie voor die enerzijds uw overvloeiende mailbox ontlast, de mogelijkheid biedt om bestanden en andere informatie te delen met collega’s, die daarnaast ook nog eens in de verf zet waar u zelf mee bezig bent én zelfs een bibliotheek omvat. Dat (en nog meer) is myKN, het interne communicatieplatform van Kuehne + Nagel. Via een cleane, zachtblauw-met-witte interface die wat aan LinkedIn doet denken, navigeren de medewerkers doorheen de toepassing. “Je zou het een interne Facebook kunnen noemen, maar deze applicatie is meer dan dat: het combineert functies die vroeger elk in een aparte toepassing zaten”, zegt Steven De Graeve. Steven is de learning & development specialist van het bedrijf in Antwerpen, en startte recent met een reeks 'boost'-sessies om de medewerkers nog actiever met het platform te laten werken. Die opdracht brengt hem en zijn collega's in de verschillende Belgische en Luxemburgse vestigingen van de groep.

Benzine voor nieuwe strategie

“Sommige medewerkers vrezen dat werken met dit systeem bovenop hun klassieke takenpakket komt. Terwijl myKN steeds meer dé omgeving wordt waarin ze werken”, klinkt het.

De uitrol van het systeem begon in 2017. “MyKN past in de nieuwe strategie van onze groep, die zich focust op de klanten, de technologie en op mensen”, weet De Graeve. “Dit platform levert de benzine waarop die strategie draait: een snelle doorstroming van informatie, snel en informeel contact opnemen met collega’s wereldwijd, rond bepaalde thema’s een ‘community’ oprichten en snel gegevens uitwisselen.”

Overload vermijden 

Om een overload aan informatie te vermijden, worden de medewerkers getraind in het gebruik van gerichte tags. “Medewerkers krijgen zo een digitale stem: we leren hen hoe ze hun kennis delen en hoe ze laten zien wat ze weten en kunnen. Wie nu nog niet heel actief is op het platform, en bijvoorbeeld nog geen profielfoto heeft opgeladen, wordt aangespoord om ermee aan de slag te gaan. We willen echt weg van de oude structuur van een intranet, waar nog heel top-down werd gecommuniceerd zonder mogelijkheid tot interactie. Medewerkers moeten niet enkel informatie consumeren, ze kunnen ook bijdragen en idealiter ook zelf onderwerpen creëren”, weet De Graeve.

De goeie ouwe mailbox en Excelfile lijken hun beste tijd te hebben gehad. “Verdwijnen zullen die toepassingen niet”, zegt De Graeve. “Zelf gebruik ik mails nog steeds voor de meer formele of contractuele zaken. Maar de voordelen van myKN zijn aanzienlijk.”

Bibliotheek

Een chat- en meetingtool maakt communiceren makkelijk, en bestanden delen en bewerken is eenvoudiger dan ooit tevoren. Via schermdelen kan je een collega aan de andere kant van de wereld laten meekijken over je schouder. Het systeem omvat zelfs een bibliotheek van e-books, van handleidingen voor Outlook tot managementboeken of cursussen Photoshop. Maar ook sportuitstappen of teambuildingactiviteiten worden er gedeeld, een beetje zoals je op Facebook zou doen. Om te vermijden dat het allemaal een beetje te informeel wordt, zijn er wel duidelijke sociale-mediapolicies opgesteld en houden de communicatiemedewerkers een oogje in het zeil.

Michiel Leen