Leden FORWARD krijgen app voor rechtsgeldige digitale handtekening

Nieuws, Logistiek
Bart Timperman

“We hebben door Pionira een applicatie laten ontwikkelen die gebruikmaakt van de geavanceerde digitale handtekening”, zegt directeur Olivier Schoenmaeckers van FORWARD. “De voorwaarde was dat de handtekening kan teruggebracht worden tot een bepaalde geïdentificeerde persoon en ook steeds traceerbaar blijft. Daar zijn we in geslaagd. De expediteur kan via onze app zijn contracten doorsturen. De klant of leverancier kunnen in de app de contracten tekenen. Via een audittrail blijft alles bewaard, traceerbaar en overzichtelijk voor de bedrijven. Bovendien heeft men de zekerheid dat steeds de bevoegde personen binnen het bedrijf de contracten ondertekenen.”

De app FORWARD e-contract beantwoordt aan een grote nood bij de expediteurs. “Expediteurs en douanevertegenwoordigers wisselen dagelijks heel wat contracten, mandaten en algemene voorwaarden uit met hun klanten en leveranciers”, verduidelijkt Schoenmaeckers. “Voor je bijvoorbeeld douaneformaliteiten mag vervullen voor een klant, moet je beschikken over een mandaat van de importeur of exporteur. Idem voor het uitvoeren van fiscale vertegenwoordiging inzake btw voor buitenlandse klanten.  Maar ook expeditiecontracten, dual-useverklaringen of het versturen van algemene expeditievoorwaarden, SLA’s (service level agreements, red.), bedrijfseigen contracten of voorwaarden worden veelvuldig uitgewisseld tussen logistieke dienstverleners en hun klanten. Dat is telkens een administratieve rompslomp. De contracten moeten verstuurd worden, al dan niet per post, waarna je moet wachten tot de klant manueel ondertekent en terugstuurt. Het vraagt ook veel werk qua klassement en archivering.”

Rechtsgeldig

Rond de digitale handtekening bestond veel onduidelijkheid. Zo was er de vraag of alle contacten en mandaten op papier moesten ondertekend worden om rechtsgeldig te zijn. “Zeker in het kader van contracten douane- en fiscale vertegenwoordiging wil men daarbij geen risico’s lopen”, weet de FORWARD-directeur. “We hebben daarbij juridisch onderzocht welke mogelijkheden er bestaan om digitaal te handtekenen. Zo heeft men de gewone digitale handtekening, de geavanceerde en de gekwalificeerde. Een voorbeeld van een gewone digitale handtekening is een ondertekende ingescande pdf. Die biedt de minste rechtszekerheid. De gekwalificeerde digitale handtekening is via het gebruik van e-ID of gaat via erkende instellingen. Maar dat is in de bedrijfswereld vaak te omslachtig. Onze app zorgt nu voor een minder omslachtige manier om gekwalificeerd digitaal te ondertekenen.”

Transport & Logistics

De app FORWARD e-contract is ontwikkeld door Pionira en wordt aan alle leden van de vereniging aangeboden. “Op Transport & Logistics in oktober zullen wij demosessies geven”, besluit Schoenmaeckers. “Vanaf volgende week kunnen onze leden hiervoor via onze website bij ons een slot boeken.” 

Bart Timperman