Apotheeklogistiek in ziekenhuizen moet update krijgen

De apotheeklogistiek in ziekenhuizen zal door de evolutie in de gezondheidszorg op een heel andere manier moeten worden georganiseerd. Het VIL reikt op basis van een eigen project een reeks aanbevelingen aan.

Apotheeklogistiek is het traject dat medicatie aflegt van de ziekenhuisapotheek tot de individuele patiënt. De manier waarop het toedienen van medicijnen in een ziekenhuis wordt georganiseerd, is een onderdeel van de gezondheidszorg als geheel. Die laatste heeft nog heel wat aan efficiëntie te winnen. Apotheekartikelen, bijvoorbeeld, vertegenwoordigen tot 90% van de totale voorraadwaarde en ziekenhuizen worstelen door de diversiteit van de artikelen vaak met de logistieke organisatie ervan.

Het Vlaams Instituut voor de Logistiek (VIL) stelde binnen dit kader op 23 februari de bevindingen voor van zijn project ‘Apotheeklogistiek bij ziekenhuizen’, afgekort ‘Apolo’. Bij het project waren 12 ziekenhuizen en 5 logistieke onderaannemers betrokken. De deelnemers waren: AZ Delta Roeselare, AZ Herentals, AZ Jan Portaels Vilvoorde, AZ Monica Antwerpen, AZ Nikolaas, DHL Supply Chain, Fiege, H.Essers, Hospital Logistics, Mariaziekenhuis Overpelt, Patrona Pharma, Sint-Jozefkliniek Bornem Willebroek, Sint-Maria Halle, UZ Brussel, ZMK Maaseik, ZNA en ZOL Genk. Het project testte de ideale processen voor de organisatie van apotheeklogistiek binnen ziekenhuizen uit.

Automatisering is een must

Een verbetering van deze processen kan leiden tot een afbouw van de voorraden, een kleinere foutenmarge, en een kleiner aantal retourzendingen. Meer efficiëntie en de daaraan gekoppelde kostenbesparingen dus. Uiteraard kan ook de zorgverlening daar zelf beter van worden. Voor de ziekenapotheker betekent een en ander dat hij/zij kan worden ontlast van logistieke en administratieve taken waar hij/zij niet voor is opgeleid.

Op het gebied van orders en voorraden wordt er volgens VIL Project Officer Steve Sel nog te veel gewerkt vanuit het buikgevoel en ervaring. Hij pleit eerder voor een systeem waarin de verbruiksinformatie centraal zou staan. Zoals dat bij elke vorm van logistieke processen het geval is, moet ook de apotheeklogistiek op verregaande wijze worden geautomatiseerd. De keten begint bij het ‘elektronische voorschrift’ (EVS). De meerderheid van de Vlaamse ziekenhuizen werkt vandaag nog steeds, al dan niet deels, met papieren voorschriften. Dat zorgt voor veel manueel (administratief) werk en leidt tot fouten.

Unidoses als basiseenheid

Om de medicatiecirkel te kunnen sluiten en foutieve toedieningen volledig uit te bannen is ook ‘bedside scanning’ – scannen van de medicatie en het polsbandje van de patiënt – noodzakelijk. Om de al bestaande technologie te implementeren, moet er worden gewerkt op basis van ‘unidoses’ (afzonderlijke pillen/ampullen etc.). Deze moeten bovendien scanbaar en uniek identificeerbaar zijn. Momenteel is de aangeleverde medicatie daar nog niet op voorzien. Dat vereist extra handelingen in de apotheek of door een logistieke partner.

Ziekenhuizen kunnen hun apotheeklogistiek ‘centraal’ of ‘decentraal’ organiseren. In een centraal model vinden 'opslag en picking' in de apotheek plaats. Daardoor heeft de apotheek meer controle op de voorraden. Het nadeel bestaat erin dat zij minder flexibel kan reageren op nieuwe patiënten of wijzigingen in therapie. In een decentraal model wordt het gros van de medicatie op de afdelingen opgeslagen en gepickt. Dit systeem garandeert dan een hoge beschikbaarheid van medicatie en een aanzienlijke daling van het percentage retours.

Testproject bij AZ Delta

Het VIL zette bij AZ Delta, met campussen in Roeselare en Menen, een pilootproject op om de haalbaarheid van een decentraal model met picking per toedieningsmoment gedurende meerdere maanden te testen. De test werd opgezet rond twee robots of kasten, één in de afdeling ‘Cardiologie’ en één in ‘Chirurgie’.

Eén van de bevindingen van het VIL was dat dit systeem op het vlak van de tijdsbesteding een potentiële verbetering kan opleveren van 35%. Hoofdapotheker Ann-Sofie Vanthournout van AZ Delta zegt wel dat de kasten een dynamisch gegeven vormen en zeker door de apotheek moeten worden opgevolgd.

De spectaculaire omwenteling die er in de gezondheidszorg zit aan te komen, zal volgens gespecialiseerd consultant Bruno Van Eesbeeck, zelf arts van opleiding, grote gevolgen hebben voor de ziekenhuisapotheek. Hij schetst een toekomstscenario van een ziekenhuis zonder apotheek. “Met apothekers die zich hoofdzakelijk zullen toeleggen op Klinische Farmacie”. Van Eesbeeck toont zich een fervente voorstander van de uitbesteding van taken, door ziekenhuizen, die gespecialiseerde bedrijven beter en goedkoper kunnen doen.

marcel.schoeters@flows.be